Ben je ook al een tijdje thuis aan het werk? Dan weet je intussen ook hoe lastig het is om je tijd goed verdelen tussen de was vouwen, je kinderen helpen binnen de Virtual Classroom en je werk. Alles voor elkaar krijgen, kan nogal een uitdaging zijn. Tijd dus voor een lesje timemanagement.

Laat je niet gek maken

Eerst even dit: timemanagement bestaat niet echt. We kunnen van alles en nog wat managen, maar de tijd kunnen we niet beïnvloeden. We kunnen wel managen, hoe we de dingen aanpakken binnen de tijd die we hebben. Binnen de acht uur die voor een gemiddelde werkdag staan dus.
 
Daarvoor is het nodig dat je controle houdt over wanneer je wat doet en hoe je dat doet. Laat je dus niet gek maken, zeker niet nu je thuis werkt. Houd het hoofd koel. Want alleen dan lukt het je om alle taken in huis te combineren met je werk.

Werk alleen als je echt werkt

Een van de grootste uitdagingen van thuiswerken is dat je allerlei dingen door elkaar gaat afhandelen. Dat komt doordat je nu ineens verschillende rollen vervult. Je bent werknemer, maar bijvoorbeeld ook partner, ouder en coach van je kinderen. Het is belangrijk om die rollen scherp uit elkaar te houden.
 
Plan je dag vanuit de verschillende rollen en stel op basis daarvan ook je prioriteiten. Heeft je kind vooral ’s morgens jouw hulp nodig bij het online onderwijs? Richt je aandacht dan ook echt daarop. Ga niet ook nog even tussendoor je werkmailtjes beantwoorden. De combinatie van deze twee rollen kost vreselijk veel tijd en de resultaten worden er niet beter op. Kortom: werk alleen als je echt werkt.
 
Bespreek dit met je leidinggevende. Juist in deze moeilijke tijd zal jou deze openheid van zaken alleen maar in dank worden afgenomen. En je zult zien: uiteindelijk leidt het tot een effectiever timemanagement aan huis.

Don’t work hard, work smart

Meer doen in minder tijd is zeker efficiënt, helemaal als je thuis werkt. Maar dat lukt niet met harder werken. Wel door slimmer te werken. Don’t work hard, work smart, zoals de Engelsen zeggen. Het principe is simpel: richt je alleen op dingen die echt belangrijk zijn. Je kunt namelijk beter 20% van je tijd besteden aan het uitvoeren van taken die 80% van het resultaat opleveren, dan dat je 80% van je tijd stopt in allerlei ditjes en datjes die maar 20% van het resultaat bepalen.
 
Kijk dus kritisch naar wat je op een dag doet. Zeg vooral nee als je niet noodzakelijkerwijs ja hoeft te zeggen. Wat dat betreft is het een voordeel om thuis kantoor te houden, want dan kan er niet ineens een collega aan je bureau staan die nog ‘even’ allerlei tussendoorklusjes van je vraagt.

Houd een logboek bij

Wat zeker helpt, is een logboek bijhouden van wat je op een dag doet, inclusief alle verstoringen. Noteer hoeveel tijd je kwijt was aan elke e-mail, elk telefoontje en elke conference call. Waarschijnlijk valt dan op dat bepaalde zaken erg veel tijd opslurpen of schrik je van de hoeveelheid tussendoorklusjes die je doet.
 
Stel jezelf vervolgens vragen als: moet ik wel bij die meeting zijn? De maatregelen rondom social distancing hebben overigens al een enorme rem gezet op vergaderingen die niet noodzakelijk zijn. Dat heeft tot positief effect dat je een hoop tijd overhoudt.
 
Noteer ook de verschillende taken die je vanuit je verschillende rollen vervult. En ook wanneer je die doet. Daarbij is het aan te raden om de 9-tot-5-structuur enigszins los te laten. Als je in de middag vooral actief bent in je rol van ouder, kan het verlichting geven als je wat werk naar de avonduren kunt doorschuiven. Bespreek je logboek eventueel met je leidinggevende.

Aan de slag met timemanagement?

Dat kan met trainingen als Timemanagement, Timemanagement voor Leidinggevenden of HBO Trainingsprogramma Professioneel Zelfmanagement. Bekijk deze en andere trainingen en schrijf je meteen in voor de training die het beste bij jou past.